Jember, 6 Juli 2022, UPT. Kearsipan Universitas Jember mulai di lirik oleh instansi lain di Kabupaten Jember karena pada tanggal 5 – 6 Juli 2022 Universitas Islam Negeri Jember dan Kantor Kementrian Agama Jember melakukan studi Wawasan tentang manajemen arsip pada UPT. Kearsipan Universitas Jember. Alasan dipilihnya UPT. Kearsipan Universitas Jember sebagai sasaran kunjungan studi Wawasan , karena UPT.Kearsipan Universitas Jember telah dilakukannya Asesmen lapang kearsipan oleh ANRI sebagai Pengelola Kearsipan di lingkungan Perguruan Tinggi Tahun 2022. Dan pada bulan yang sama UPT. Kearsipan Universitas Jember baru selesai diadakan Verifikasi dan pengawasan oleh ANRI setelah beberapa bulan yang lalu mengirimkan Borang.
Pengelolaan Arsip di UPT. Kearsipan Universitas Jember juga dilakukan secara rapi dan teroganisir. UPT. Kearsipan Universitas Jember dipimpin oleh Koordinator dan membawahi 2 (dua) divisi Bidang Arsip Manual dan Diviisi Arsip Digital.
Ketua Tim Studi Wawasan UIN KH. A.Siddiq Jember yang di Pimpin oleh Anie Budi Astuti, SH.MH Arsiparis Ahli Madya tiba di Universitas Jember pada pukul 08.30 WIB dan disambut oleh Kepala Biro II Universitas Jember, Bapak Muhammad Jajuli, SH.MH. Acara langsung dimulai dengan materi pengenalan struktur organisasi pengelola Arsip UNEJ kemudian dilanjutkan dengan paparan mengenai pengelolaan arsip di UPT. Kearsipan Universitas Jember.
Setelah mendapatkan penjelasan mengenai kearsipan UNEJ oleh Bapak Jajuli, SH.MH, acara dilanjutkan dengan materi yang lebih detail tentang Norma, Standar, Prosedur, dan Kreteria untuk mendukung penyelenggara kearsipan di Universitas Jember yang disampaikan oleh tim UPT. Kearsipan Universitas Jember Kusnadi, SE Arsiparis Ahli Pertama dan hari Kedua dengan materi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) berbasis Teknologi Informasi di Lingkungan Universitas Jember disampaikan oleh Emi Yulia Rosita, S.H.MH.
Acara selanjutnya adalah diskusi dan tanya jawab antara Tim Studi Wawasan UIN KH. A.Siddiq Jember dengan para Pemateri. Setelah itu Tim kemudian meninjau langsung kondisi penataan arsip, sistem komputerisasi, sistem pemberkasan, dan sistem penemuan kembali arsip. Pengelolaan kearsipan yang baik, benar, cepat dan akurat akan memberikan kualitas layanan yang prima kepada setiap pengguna jasa layanan pengarsipan baik dari sisi internal organisasi termasuk pimpinan dan staf maupun dari sisi eksternal.
Adapun Praktek Pengolahan arsip mulai dari awal sampai pemberkasan arsip Statis dimana Tim dari UIN membawa berkas dokumen arsip sendiri dan UPT. Kearsipan menyediakan peralatan seperti Folder, Guide sampai dan Book kotak penyimpanan arsip Statis, Praktek dilakukan mulai dari pemilahan dokumen arsip, dimana arsip yang bersifat aktif dan statis sesuai penggunaan dan dipilah menurut tahun penciptaan arsip selanjutnya di folder tiap sub arsip dan terakhir adalah pemberkasan arsip dan di masukkan Book Arsip yang merupakan arsip statis.
Dan acara terakhir yaitu penutupan yang di ditandai penyerahan Vandel oleh Tim UIN KH. Achmad Sidiq Jember kepada UPT. Kerasipan Universitas Jember yang di terima oleh saudara Satar, SE.MM.
(satar)