UPT.KEARSIPAN UNIVERSITAS JEMBER ADAKAN BIMTEK DAN UJI SERTIFIKASI BAGI CALON PENGAWAS KEARSIPAN

 

 

 

 

 

Jember, 25 Juli 2022, UPT.Kearsipan Universitas Jember mengadakan Bimbingan Teknis Pengawasan Internal Kearsipan dan Sertifikasi Calon Pengawas Kearsipan Internal di  Hotel Valonia Jember tanggal 23–24 Juli 2022. Kegiatan ini diselenggarakan dalam rangka mempersiapkan diri dalam menghadapi pengawasan eksternal kearsipan yang dilaksanakan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).

Kegiatan Bimtek dan Sertifikasi Calon Pengawas Internal ini dibuka oleh Kepala Biro Umum  Universitas Jember mewakili Wakil Rektor II yang berhalangan hadir karena adanya kegiatan yang bersamaan. Bimtek diikuti oleh 18  orang Staf UPT.Kearsipan, Sebagai pemateri dihadirkan narasumber dari ANRI  yaitu ibu Zita Asih Suprasiwi, SH.MH  Kepala Pusat Akreditasi Kearsiapan, Andriani. SAP.M.Ap, dan Wanda Dwi Lestari, S.Sos.

Kegiatan ini bertujuan memberi pembekalan kepada para calon pengawas kearsipan., dimana dalam salah satu poin materi, Zita Asih Suprasiwi, SH.MH  menyampaikan bahwa faktor pendukung keberhasilan di dalam pengelolaan kearsipan adalah komitmen pimpinan dan konsistensi pelaksana. Mengelola arsip bukan tanggung jawab unit kearsipan semata akan tetapi menjadi tanggung jawab semua pihak yang terlibat di dalam manajemen organisasi. Lebih jauh beliau mengatakan bahwa arsip merupakan bukti hukum dan bukti sejarah perjalanan Universitas Jember yang harus dijaga dan dilestarikan. Untuk melengkapi informasi kepada peserta calon pengawas kearsipan, Sedangkan Andriani. SAP.M.Ap menyampaikan teknis pelaksanaan pengawasan berupa aspek, target dan proses pengawasan.

Kegiatan Bimtek dan Sertifikasi Calon Pengawas ini  bertujuan untuk mempersiapkan Sumber Daya Manusia yang memiliki kemampuan untuk melaksanakan tugas sebagai Tim Pengawas Kearsipan Internal.

Dalam kegiatan tersebut dibahas berbagai regulasi tentang kearsipan diantarnya: Undang-undang RI Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 24 Tahun 2011 Tentang Pedoman Penyelenggaraan Kearsipan Di Lingkungan Perguruan Tinggi, Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonsia No. 38 tahun 2015 tentang Pedoman Pengawasan Kearsipan. Dalam peraturan tersebut ditegaskan kembali bahwa Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi Negeri yang selanjutnya disingkat dengan LKPTN adalah satuan kerja pada perguruan tinggi negeri yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan.

Dalam paparannya, Kepala Pusat Akreditasi Kearsipan Arsip Nasional Republik Indonesia, Zita Asih Suprasiwi, SH.MH  menjelaskan bahwa pengawasan kearsipan adalah (1) proses kegiatan dalam menilai kesesuaian antara prinsip, kaidah dan standar kearsipan dengan penyelenggaraan kearsipan. (2) Pengawasan kearsipan menjadi tanggung jawab Pimpinan Pencipta Arsip atau Pimpinan Lembaga Kearsipan sesuai wilayah kewenangannya (3) Dalam pelaksanaan pengawasan kearsipan, lembaga dan/atau unit kearsipan bekerja sama dengan lembaga atau unit yang menyelenggarakan fungsi pengawasan sesuai wilayah kewenangannya (4) Pengawasan kearsipan di lingkungan pemerintahan daerah dilaksanakan secara terkoordinasi dengan kementerian yang menyelenggarakan urusan pemerintahan dalam negeri sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. (5)

Kegiatan Bimtek Tim Pengawas Kearsipan diakhiri dengan pembahasan dan praktik cara menggunakan berbagai instrumen pengawasan dan audit kearsipan seperti contoh Rencana Kerja Audit Kearsipan, contoh Risalah Hasil Temuan Sementara, contoh Format Laporan Audit Kearsipan Internal (LAKI), Formulir E Audit Kearsipan Internal Khusus Perguruan Tinggi, cara Pengolahan Data Audit Kearsipan Internal, dan Rekapitulasi Perhitungan.

Dan Ujian Pretest dan Ujian Postest  yang diikuti oleh semua peserta dan Sedangkan ujian Praktek tim ANRI masih memberikan waktu sampai 3 (tiga) hari kedepan. Dan nantinya semua jawaban hasil Praktikum akan di kirim ke ANRI melalui link Google Drive yang akan dikirimkan kemudian.

Acara di tutup Oleh Saudara Satar Mewakili Kepala Biro II Universitas Jember. (satar)