Jember, 20 Juli 2022, Badan Koordinasi Wilayah Pemerintahan dan Pembangunan Propinsi Jawa Timur di Jember mengadakan Rapat Koordinasi tentang Restorasi Arsip Aset Desa, Rakor diiukuti oleh perwakilan Kepala Dinas Pemberdayaan Masyarakat Desa se Propinsi Jawa Timur, Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan seluruh Propinsi Jawa Timur , Perwakilan Camat se Propinsi Jawa Timur, Lurah dan Kepala Desa se propinsi Jawa Timur, Perwakilan Sekdes, Sekel se Propinsi Jawa Timur khususnya Bakorwil wilayah V (Kabupaten Lumajang, Jember, Bondowoso, Situbondo dan Banyuwangi), Staf UPT. Kearsipan Universitas Jember.
Dalam acara ini di buka oleh Kepala Bakorwil V di Jember yang di wakili oleh Kepala Bidang Pemerintahan yaitu Choirul Anwar, SH.MH karena Kepala Bakorwil ada acara yang mendadak hiring dengan komisi A DPRD kabupaten Malang sehingga beliau menitipkan pesan agar kegiatan ini bisa berjalan dengan lancar sebagai mana mestinya dan Beliau mohon maaf tidak bisa mendampingi kegiatan ujar Bapak Choirul Anwar.
Sebagai pemateri Pentingnya Administrasi Aset Desa disampaikan oleh Kepala Bidang Bina Pemerintahan Desa Dinas Pemberdyaaan Masyarakat Desa Propinsi Jawa Timur Bapak Muchamad Wahyudi, S.STP, M.Si secara jelas dalam program ini beliau memaparkan pentingnya administrasi Aset desa yang harus di ketahui oleh semua Camat, Kepala Desa di seluruh Indonesia khusunya di Jawa Timur karena wilayah desa yang akan kena dampak pembangunan Nasional antara lain kena Proyek Jalan Tol atau proyek Nasional lainnya oleh karena itu semua perangkat Desa harus paham betul tentang Regulasi pengolahan Aset Desa dan Kebijakan Pemerintah Desa hal ini sesuai dengan Peraturan Pemerintah Nomor 43 tahun 2014 serta Permendagri Nomor 1 tahun 2020 tentang Pengelolaan Aset Desa.
Dalam Pengelolaan Aset Desa maka semua Perangkat Desa harus pahan tentang :1. Perencanaan, 2. Pengadaan, 3. Penggunaan, 4. Pemanfaatan 5. Pengamanan, 6. Pemeliharaan, 7. Penghapusan, 8. Pemindahtangan an 9. Penatausahaan, 10. Pelaporan, 11. Penilaian, 12. Pembinaan, 13. Pengawasan.14. Pengendaliaan.
Namun pemateri hanya menekankan pada 4 masalah antara lain Pemanfaatan, Pengamanan, Pemindah tanganan dan Penatausahaan Aset Desa dengan catatan jika ke empat ini sudah baik maka pengelolaan aset desa sudah mendekati kebaikan karena :
Pemanfaatan Aset desa merupakan Suatu pendayagunaan aset Desa secara tidak langsung dipergunakan dalam rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan desa dan tidak mengubah status kepemilikan. Pengamanan Aset Desa merupakan Suatu proses, cara perbuatan mengamankan aset Desa dalam bentuk fisik, hukum, dan administratif. Pemeliharaan Aset Desa adalah Suatu kegiatan yang di lakukan agar semua aset Desa selalu dalam keadaan baik dalam rangka penyelenggaraan pemerintahan desa. Sedangkan Pemindahtanganan Aset Desa merupakan Suatu pengalihan kepemilikan aset Desa ke Pihak lain, dan Penatausahaan Aset Desa merupakan Suatu rangkaian kegiatan yang di lakukan meliputi pembukuan, inventarisasi dan pelaporan aset Desa sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Sedangkan Pemateri yang kedua adalah Pengelolaan Arsip Vital di Desa yang di sajikan oleh nara sumber Drs. Bambang Irawan, M.AP dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Proinsi jawa Timur beliau memaparkan bahwa pentingnya Arsip
Dengan adanya restorasi arsip aset desa merupakan upaya penyelamatan arsip vital desa, seperti buku kerawangan dan Letter C. Beliau mengatakan, kegiatan ini merupakan program Pemerintah Provinsi (Pemprov) Jatim yang dikemas dalam bentuk inovasi tentang restorasi arsip aset desa. selain itu, juga untuk memudahkan perangkat desa dalam memberikan layanan kepada masyarakat ketika membutuhkan informasi tentang hak kepemilikan, seperti kepemilikan tanah.
Dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan disebutkan bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Dari difinisi tersebut dapat disimpulkan bahwa arsip memiliki 4 (empat) unsur yaitu ; 1. Informasi yang terekam 2. Dalam berbagai media rekam 3. Diterima maupun dibuat, dan 4. Tercipta karena pelaksanaan kegiatan.
Dengan demikian, suatu arsip akan tercipta secara otomatis, mengalir dengan sendirinya, apa adanya sebagaimana yang dilakukan oleh lembaga atau orang yang bersangkutan, baik karena kebutuhan maupun karena suatu peraturan atau ketentuan yang harus diikuti dan dipatuhi.
Oleh karena arsip tercipta sebagai akibat dari pelaksanaan kegiatan atau peraturan administrasi dan tercipta pada saat itu juga, maka informasi yang terkandung didalamnya adalah informasi yang nyata, apa adanya, dan tidak dapat dibantah.
Dengan demikian arsip merupakan pusat ingatan dan sumber informasi yang terpercaya. Manusia dapat lupa dan berbohong tetapi arsip sebaliknya, ia akan mengingatkan manusia yang lupa dan meluruskan yang bohong. Oleh karena itu ketika arsip tidak dianggap penting, disia-siakan atau diremehkan, sehingga banyak informasi dan bukti-bukti transaksi atau kegiatan yang hilang maka pelan tapi pasti kehancuran akan terjadi yaitu hilangnya memori, kejahatan merajalela karena tidak ada bukti untuk menjerat mereka, sulit mencapai kemajuan karena tidak mengetahui dan mempelajari apa yang pernah terjadi pada masa silam, bertindak semena-mena dan jauh dari sikap bijaksana, tidak menghargai karena tidak pernah mengetahui apa yang sebenarnya terjadi.
Dalam rangka untuk mewujudkan tujuan di atas maka asas penyelenggaraan kearsipan meliputi :
Kepastian hukum, Keautentikan, Keutuhan, Asal usul, Aturan asli, Keamanan dan keselamatan, Keprofesionalan, Keresponsifan, Kepartisipatifan, Akuntabilitas, Kemanfaatan, Aksesibilitas, Kepentingan umum
Penyelanggaraan kearsipan disetiap wilayah menjadi tanggungjawab lembaga kearsipan. Secara nasional penyelenggaraan kearsipan menjadi tanggungjawab Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Dan di daerah-daerah menjadi tanggungjawab Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) tingkat provinsi maupun tingkat kab/kota. Ujar beliau.
Acara di tutup Oleh Kepala Bakorwil V di Jember tepat jam 13.30 dan di akhiri dengan pengambilan foto bersma. (satar)