Jember  4 Juli 2022,  Sebanyak 188 orang staf Kearsipan di Perguruan Tinggi mengikuti Rapat Koordinasi Pendataan Khazanah Arsip Statis Perguruan Tinggi Negeri yang diadakan oleh Arsip Nasional Republik Indoseia (ANRI).

Acara di buka oleh MC Ibu Shinta Agustin dengan pembacaan tidak mengurangi rasa hormat beliau menyusun acara pertama adalah pembukaan dan menyanyikan lagu Indonesia Raya dan acara selanjutnya adalah Sambutan oleh Direktur ANRI yang di wakili oleh Direktur Pengolahan Arsip yaitu Ibu. Wiwi Diana Sari beliau mengucapkan selamat Datang dan selamat Bergabung dalam Rapat Koordinasi Pendataan Khazanah Arsip Statis di Perguruan Tinggi Negeri, dan beliau berharap semua tenaga kearsipan yang ada di Perguruan Tinggi baik Negeri atau swasta harus berhikmat mengikuti rapat karena Rapat Kordinasi ini sangat penting bagi Perguruan Tinggi dan akhirnya selamat mengikuti Rapat ujar beliau.

Acara selanjutnya adalah pemaparan identifikasi khazanah
arsip statis perguruan tinggi negeri oleh : Ibu Hasna Fuadilla Hidayati, .S.Hum.M.A beliau memaparkan berbagai khazanah Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.(UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan) Lembaga kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan. Lembaga kearsipan di Indonesia terdiri dari:

ANRI merupakan lembaga pemerintah nonkementerian yang melaksanakan tugas negara di bidang kearsipan yang berkedudukan di ibukota Negara

LEMBAGA KEARSIPAN DAERAH merupakan satuan kerja perangkat daerah yang melaksanakan tugas pemerintahan di bidang kearsipan pemerintahan daerah provinsi atau kabupaten/kota dan,

ARSIP PERGURUAN TINGGI merupakan satuan organisasi perguruan tinggi, baik negeri maupun swasta yang melaksanakan fungsi dan tugas penyelenggaraan kearsipan di lingkungan perguruan tinggi.

Sedangkan menurut undang-undang UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Pasal 27 Arsip perguruan tinggi adalah lembaga kearsipan perguruan tinggi.

1. Perguruan tinggi negeri wajib membentuk arsip perguruan tinggi.
2. Pembentukan arsip perguruan tinggi dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
3. Arsip perguruan tinggi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) wajib melaksanakan pengelolaan arsip statis yang diterima dari:
4. satuan kerja di lingkungan perguruan tinggi; dan
5. civitas akademika di lingkungan perguruan tinggi.

Sedangkan Guide khazanah arsip perguruan tinggi harus Provenance: sebagai Pencipta arsip di PTN dan memenuhi 8 kritiria anatara lain :

Kurun Waktu Arsip Statis, Jumlah dan Media Arsip Statis, Kondisi Arsip Statis, Sejarah/Profil PTN atau Pencipta Arsip,  Riwayat Akuisisi (Penyerahan Arsip), Lingkup dan Isi Arsip Statis, Sarana Bentuk Temu Kembali Arsip Statis (Finding Aids),  Contoh Deskripsi Arsip Statis

Selain itu beliau juga merupakan pendamping yang telah di tunjuk oleh ANRI sebagai pendamping kearsipan di Universitas Jember.

Pemateri ke dua adalah Wahid Nurfiantara, S.Hum. M.T.I beliau memaparkan berbagai ragam arsip statis yang ada di Perguruan Tinggi termasuk Penyimpanan Arsip, Pengelolaan arsip statis, Riwayat Akuisisi Arsip, Inventori Arsip Statis, Penyajian Arsip Statis Perguruan Tinggi dan Perencanaan Pengembangan Koleksi Online seperti Pidato Guru besar,dll.

 

Sedangkan Pemateri ke tiga adalah ibu Siti Samsiyah, S.S. MSi, beliau menjelaskana bahwa Arsip statis yang dikelola oleh lembaga kearsipan nasional (ANRI) , lembaga kearsipan provinsi, lembaga kearsipan kabupaten/kota, dan lembaga kearsipan perguruan tinggi memiliki fungsi antara lain sebagai :

1. memori kolektif, identitas, dan jati diri bangsa;
2. bahan penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan;
3. sumber informasi publik.

Dan yang paling penting adalah bagaimana cara menemukan Arsip Statis menyebutkan bahwa yang termasuk jenis sarana bantu penemuan arsip adalah daftar arsip, inventaris arsip, checklist arsip, katalog, kalender, daftar, indeks, dan denah lokasi simpan arsip.

Acara selanjutnya ada diskusi ada beberapa pertanyaan dari beberapa Staf Perguruan Tinggi dan yang menarik adalah pertanyaan dari saudara Satar dari Universitas Jember yang menanyakan baimana Arsip Pendirian Perguruan Tinggi yang sudah di Tulis di weeb UPT. Kearsipan apakah ini juga merupakan arsip Statis ? Dari sini timbul berbagai jawaban antara lain jika sejarah pendirian perguruan tinggi di tulis di web maka foto harus otentik atau asli, keadaan naskah harus sesuai dengan fisik, dan surat pendirian harus ada dan asli, hal ini baru bisa di buat arsip statis.

Sebelum acara inti di bacakan sebuah doa oleh Bapak Isa Ansori yang di ikuti oleh semua panitia dan peserta sdengan harapan semoga kegiatan Rakor bisa berjalan dengan baik dan lancar.  (satar)