Sosialisasi Peraturan Menteri Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi Nomor 20 Tahun 2022 Tahap 3 di lingkungan Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi dilaksanakan di  Universitas Terbuka Convention Center (UTCC), Jalan Pondok Cabe Raya, Pondok Cabe Ilir, Pamulang, Tangerang Selatan, Banten pada Senin – Rabu, 26-28 September 2022, hadir 3 orang utusan dari Universitas Jember yang terdiri dari Wakil Koordinator  Tata Usaha, satu orang pengelola persuratan, dan satu orang pengelola kearsipan.

Acara dibuka oleh Kepala Biro Umum dan Pengadaan Barang dan Jasa Kemendikbudristek, Drs. Triyantoro, M.Si mewakili Sekretaris Jenderal Kemendikbudristek yang dalam sambutannya, beliau menjelaskan Peraturan Mendikbudristek Nomor 20 Tahun 2022 tentang penyelenggaraan kearsipan di lingkungan Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi dikeluarkan untuk mewujudkan pengelolaan kearsipan yang komprehensif, terpadu, akuntabel, efektif, dan efisien.  Adapun tujuan dilaksanakannya kegiatan sosialisasi yaitu memberikan pemahaman terkait penyelenggaraan kearsipan yang meliputi penetapan kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip sehingga terwujud kesepahaman dan keseragaman tata kelola kearsipan di seluruh unit kerja Kemendikbudristek.

Triyantoro menyampaikan, informasi arsip, baik yang mempunyai nilai guna primer yaitu yang masih berguna bagi organisasi, maupun sekunder yang sudah tidak bernilai guna bagi organisasi tetapi bernilai guna kesejarahan harus tetap diselamatkan. “Arsip tidak hanya sebagai sumber dari informasi, tetapi arsip juga sebagai sumber ingatan. Kita sebagai manusia sangat terbatas daya ingatnya sehingga arsip menjadi suatu keniscayaan yang harus tetap dijaga karena luar biasa manfaatnya,” kata Triyantoro. Untuk itu penyelenggaraan kearsipan di seluruh unit kerja di lingkungan Kemendikbudristek perlu menjadikan pedoman dan mengimplementasikan Permendikbudristek Nomor 20 Tahun 2022, khususnya dalam kegiatan pengelolaan arsip dinamis yang meliputi penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan arsip.

“Dengan adanya Permendikbudristek yang baru ini, tentunya menjadi pembelajaran agar pengelolaan kearsipan di Kemendikbudristek menjadi jauh lebih baik lagi,” ujar Triyantoro. Sebagai salah satu aspek dalam pedoman evaluasi pelaksanaan Reformasi Birokrasi, Triyantoro juga menyampaikan kualitas pengelolaan arsip diukur dengan Nilai Hasil Pengawasan Kearsipan dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). “Jadi jangan dianggap bahwa kearsipan itu hal yang tidak penting. Kita dinilai, bagaimana cara membuktikan bahwa kita (pengelola arsip) baik di dalam pengelolaan kearsipan dengan membuktikan hasil penilaian oleh ANRI juga baik,” tuturnya.

Sementara itu, sebagai pengelola kearsipan terbaik di tingkat perguruan tinggi, Rektor Universitas Terbuka         Prof.  Ojat Darojat, M.Bus., Ph.D. mengatakan Universitas Terbuka akan memberikan contoh yang baik kepada para peserta dalam pengelolaan kearsipan. Menurutnya, pengelolaan arsip yang baik, efektif, dan efisien banyak sekali dampak dan manfaat yang dirasakan institusinya. ”UT sudah lama melakukan digital arsip sehingga sangat memudahkan UT dalam penyelenggaraan pendidikan jarak jauh. Tentu kami sangat mendukung sosialisasi ini karena kami tahu bahwa ini merupakan hal yang sangat penting, bukan hanya dipahami tapi juga diimplementasikan oleh masing-masing satuan kerja,” imbuh Rektor Ojat.

Adapun agenda kegiatan sosialisasi ini antara lain penyampaian kebijakan penyelenggaraan kearsipan Kemendikbudristek, penjelasan abstraksi Permendikbudristek Nomor 20 Tahun 2022 dan Surat Edaran Sekretaris Jenderal Nomor 22 Tahun 2022, implementasi Naskah Dinas di dalam penciptaan arsip, penjelasan batang tubuh dan lampiran Permendikbudristek Nomor 20 Tahun 2022, pengawasan kearsipan internal, serta kunjungan ke Unit Kearsipan di Universitas Terbuka. (Citra Puspita)