Mata kuliah Manajemen Kearsipan merupakan salah satu matakuliah wajib yang harus ditempuh oleh mahasiswa program studi Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Jember.  Dalam rangka memenuhi tugas mata kuliah Manajemen Kearsipan,  mahasiswa Prodi Kesekretariatan berkunjung ke UPT Kearsipan Universitas Jember untuk akukan observasi tugas matakuliah tersebut.  Kamis, 6 Oktober 2022 mahasiswa yang berjumlah

empat orang yaitu Titis Bella Nova, Felda Rahmadita Ulfi, Andhika Syafriza Daffa P. dan Ahmad Ziyadh Khafiddz B. kunjungan mahasiswa diterima oleh Kepala Divisi UPT Kearsipan Universitas Jember

 Sunarya Sutradani, S.T. . Observasi diawali dengan pembukaan dan perkenalan yang disampaikan oleh Titis Bella Nova,  beberapa pertanyaan yang diajukan oleh mahasiswa yaitu metode apa yang digunakan dalam mengelola arsip di UPT Kearsipan Universitas Jember , Emi Yulia Rosita, SH staf divisi digital menjelaskan UPT Kearsipan Universitas Jember menggunakan 2 metode yaitu digital dan manual. Dalam metode digital  menggunakan aplikasi SIKD (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis) di dalam SIKD sudah ada klasifikasi arsip secara otomatis surat tersimpan sesuai dengan sub masalahnya. Dalam pengelolaan arsip statis UPT Kearsipan menggunakan aplikasi SIASIN (Sistem Informasi Arsip Statis dan Inaktif) yang digunakan di lingkungan UPT Kearsipan untuk memudahkan dalam penemuan arsip kembali.  Namun demikian pengelolaan metode manual tetap digunakan juga karena an arsip dengan metode manual bermanfaat dalam penataan  arsip  yang disimpan di dalam boks arsip.   Berikutnya metode manakah yang lebih memudahkan penemuan arsip kembali dalam pengelolaan arsip tanya Andhika Syafriza Daffa, Emi Yulia Rosita, SH menjelaskan, dalam pengelolaan arsip yang lebih memudahkan dalam penemuan arsip kembali  adalah metode digital karena dalam metode pengelolaan arsip digital  lebih efektif dan efisien arsip cepat ditemukan dan tidak memerlukan sarana penyimpanan yang banyak dan tidak membutuhkan biaya  yang besar.  Sedangkan pengelolaan  arsip dengan  metode manual membutuhkan sarana lemari , rak, boks dan filling cabinet sehingga ruang yang dibutuhkan lebih besar dan biaya yang dikeluarkan lebih banyak.  Titik berat dari kearsipan adalah pada segi penemuan kembali, bukan pada penyimpanannya. Informasi yang tertulis atau terekam dalam berbagai media disimpan untuk kemungkinan dipergunakan pada waktu yang akan datang. Menyimpan informasi dengan baik adalah penting, sedangkan menemukan kembali dengan segera adalah vital.

Apakah di UPT Kearsipan terdapat surat masuk dan keluar dan bagaimana proses pengelolaannya ,  tanya Ahmad Ziyadh Khafidz. Di UPT Kearsipan proses pengelolaan surat masuk dan keluar menggunakan aplikasi SIKD (Sistem Informasi arsipan Dinamis) yang sudah terintegrasi dengan  SISTER yang terdapat pada laman www.unej.ac.id sebagai aplikasi persuratan online di lingkungan Universitas Jember sehingga pengguna SISTER yang telah didaftarkan sebagai pengguna SIKD dapat mengoperasikan aplikasi SIKD. Dengan menggunakan SIKD pengarsipan dokumen menjadi lebih tertata karena database tersimpan dalam sistem  teknologi Informasi dan proses persuratan dapat diakses melalui komputer maupun smartphone papar Emi Yulia Rosita, SH.

Dalam pengelolaan arsip ada empat instrument yang digunakan yaitu Tata Naskah Dinas, Klasifikasi Arsip, Jadwal Retensi Arsip dan Hak Akses Arsip tutur  Kusnadi, SE  arsiparis di UPT Kearsipan Universitas Jember. Di dalam Tata Naskah Dinas instansi  pemerintah   mengatur    tentang  pengelolaan informasi tertulis yang meliputi pengaturan jenis,       format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan  penyimpanan      naskah dinas     serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan  yang bertujuan menciptakan kelancaran komunikasi tertulis yang efektif dan efisien  dalam penyelenggaraan pemerintahan.  Klasifikasi arsip adalah pola pengaturan arsip secara berjenjang dari hasil pelaksanaan fungsi dan tugas instansi menjadi beberapa kategori unit informasi kearsipan yang bertujuan untuk mengatur arsip secara logis dan sistematis, mempermudah penyimpanan dan penemuan kembali arsip sehingga dapat dicapai efisiensi kerja.  Jadwal Retensi Arsip adalah jangka waktu penyimpanan arsip  yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip yang dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip. Menjawab pertanyaan Titis Bella Nova  apa saja sarana pengelolaan dan apa sarana pendukung penyimpanan arsip di UPT Kearsipan Universitas Jember , Sunarya Sutradani , S.T. menjelaskan sarana pengelolaan arsip menggunakan seperangkat computer, scanner, printer dan jaringan internet.  Sarana pendukung dalam penyimpanan arsip yaitu roll O’pack, filling cabinet, rak arsip, folder , guide dan boks arsip . Roll O’pack digunakan untuk menyimpan arsip statis, filling cabinet dan guide untuk menyimpan arsip dinamis, boks dan rak arsip untuk menyimpan arsip inaktif. Dalam kesempatan ini Kusnadi, S.E. selaku koordinator penyimpanan arsip menunjukkan secara langsung kepada mahasiswa bagaimana metode penyimpanan arsip dan alat-alat pendukungnya. Mahasiswa juga menanyakan bagaimana metode Penyusutan arsip  di UPT Kearsipan Universitas Sunarya Sutradani, S.T. dan Emi Yulia Rosita, S.H menjelaskan penyusutan dilakukan terhadap arsip yang 

 mempunyai retensi ah 10 tahun. Penyusutan arsip adalah kegiatan  pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif  dari unit pengolah ke unit kearsipan,  pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna,  penyerahan arsip statis  kepada lembaga kearsipan. Pemusnahan arsip dilakukan terhadap  arsip yg tidak punya nilai guna, arsip  yg telah habis masa retensinya dan  berketerangan musnah berdasarkan JRA, tidak ada yang melarang, tidak berkaitan dengan penyelesaiaan proses suatu perkara . Metode pemusnahan arsip yaitu  pembentukan panitia penilai, penyeleksian arsip, pembuatan daftar arsip usul musnah, penilaian oleh panitia penilai, Permintaan persetujuan dari pimpinan pencipta arsip, penetapan arsip yang akan dimusnahkan, pelaksanaan pemusnahan arsip. Tujuan dari penyusutan arsip yaitu menghemat penggunaan prasarana dan sarana penyimpanan arsip.  menekan biaya serendah mungkin dalam pengelolaan arsip lembaga /instansi, mewujudkan efisiensi dan efektifitas kerja, memudahkan dalam penemuan kembali jika sewaktu-waktu dibutuhkan, terjaminnya penyelamatan arsip yang bernilaguna permanen  yang mempunyai nilai  pertanggungjawaban nasional. Mahasiswa juga meninjau sarana penyimpanan arsip di UPT Kearsipan Universitas Jember  dan alat penunjang alih media arsip yang dipandu oleh Kusnadi, S.E. . Semoga informasi yang telah diberikan dapat membantu dalam menyelesaikan tugas mata kuliah Manajemen Kearsipan. (Emi Rosita)