Kamis, 29 September 2022 UPT Kearsipan Universitas Jember menerima kehadiran mahasiswa Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Jember dalam rangka memenuhi tugas observasi mata kuliah Manajemen Kearsipan. Mahasiswa yang berjumlah tiga orang yaitu Lutfiah Alisa Rohma, Alvina Damayanti dan Bagus Septian Fajar.
Para mahasiswa ini berkonsultasi dengan memberikan beberapa pertanyaan mengenai sistem pengelolaan arsip
di UPT Kearsipan Universitas Jember yang menggunakan sistem digital dan manual. Untuk sistem digital sudah terintegrasi dengan SIKD. Walaupun sudah menggunakan sistem digital namun pengelolaan arsip secara manual tetap diperlukan untuk menyimpan bukti fisik arsip. Pengelolaan arsip secara digital lebih efisien karena memudahkan dalam penemuan arsip kembali yang merupakan ruh dalam pengelolaan arsip.
Dalam hal pemeliharaan arsip yang lebih efektif dan efisien menggunakan sistem digital karena tidak membutuhkan ruang banyak dan tidak membutuhkan sarana pengelolaan arsip dengan biaya yang besar. Namun pengelolaan arsip menggunakan sistem digital bukan berarti tidak ada kekurangan, dalam pengolaan arsip dengan sistem digital harus sering diadakan perawatan pada perangkat yang menunjang seperti komputer, scanner, printer dan jaringan internet. Dalam pengelolaan arsip digital dan konvensional ada standar prosedur operasional (SOP) yang digunakan agar dalam pelaksanaan pengelolaan arsip digital dan manual berjalan dengan tertib , efektif dan efisien. Dalam pendistribusian persuratan di UPT Kearsipan Universitas Jember sudah tidak menggunakan sistem manual namun menggunakan aplikasi SIKD (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis) karena dengan SIKD lebih hemat waktu dan kertas dan bisa diakses dimana saja., klasifikasi arsip otomatis sudah terintegrasi di dalamnya
Penyimpanan arsip khususnya arsip statis dan inaktif di UPT Kearsipan Universitas Jember menggunakan sistem sentralisasi yang disimpan dalam boks dan Roll O’pack. Untuk arsip aktif disimpan di dalam folder dan lemari filling cabinet. Penyusutan arsip yang termasuk dalam tindakan pemusnahan arsip dilakukan terhadap arsip yang mempunyai retensi dibawah 10 tahun yang dalam penyerahannya disertai dengan berita acara yang ditandatangani oleh kepala unit kearsipan dan kepala unit pencipta arsip serta daftar arsip usul musnah. Dalam kesempatan ini mahasiswa juga meninjau sarana penyimpanan arsip di UPT Kearsipan Universitas Jember dan alat penunjang alih media arsip. Semoga informasi yang telah diberikan dapat membantu dalam menyelesaikan tugas mata kuliah Manajemen Kearsipan setelah dirasa cukup menggali data dan informasi mahasiswa pamit undur diri yang diakhiri dengan foto bersama dengan seluruh staf UPT Kearsipan Universitas Jember. (Emi Rosita)