BIMBINGAN DAN KONSELING OBSERVASI TUGAS MATA KULIAH MANAJEMEN KEARSIPAN MAHASISWA FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS DI UPT KEARSIPAN UNIVERSITAS JEMBER

Pada observasi tugas  mata kuliah Manajemen Kearsipan mahasiswa Fakultas Ekonomi dan Bisnis tahap ke 3 , hampir sama dengan kunjungan tahap ke 1 dan 2. Namun pada observasi tahap ke 3 pertanyaan yang diajukan lebih mengarah pada sistem penyimpanan arsip di UPT Kearsipan Universitas Jember.  Selasa,  25 Oktober 2022 UPT Kearsipan Universitas Jember menerima kehadiran mahasiswa diawali dengan pembukaan dan perkenalan yang disampaikan oleh  Frida Cahyaning Diyah. Menjawab pertanyaan yang disampaikan oleh mahasiswa yaitu bagaimana sistem penyimpanan arsip  di UPT Kearsipan Universitas Jember, Emi Yulia Rosita, SH staf divisi digital menjelaskanUPT Kearsipan Universitas Jember  menggunakan sistem alfanumerik. Sistem pemberkasan alfanumerik  sistem penyimpanan berkas yang didasarkan kombinasi huruf dan angka sebagai kode klasifikasi. Pada umumnya  kode klas ifikasi mempergunakan urutan huruf sebagai kode primer dan diikuti  angka sebagai kode selanjutnya. Kode huruf menunjukkan informasi tentang isi  file.  Tata berkas jenis ini paling banyak digunakan dan mengakomodasi kebutuhan akan kemudahan indeks dan pengelolaan arsip dalam  jumlah cukup besar. Pengaturan berkas arsip yang disusun dengan memanfaatkan kombinasi huruf dan angka sebagai kode klasifikasi. Dalam sistem pemberkasan alfanumerik diperlukan suatu pedoman sebagai sarana untuk  penentuan klasifikasi arsip yang  tertuang dalam pokok masalah, sub masalah, sub-sub  masalah. Pedoman tersebut lebih  dikenal dengan nama Pola Klasifikasi Arsip. Pola klasifikasi arsip merupakan suatu susunan klasifikasi yang merupakan suatu penggolongan arsip yang dikelompokkan berdasarkan  permasalahannya yang sistematis, logis dan  berjenjang yang disertai dengan kode dan subyek. Fungsi penggunaan kode untuk kemudahan dalam mengetahui kelompok dari suatu subyek  dan memudahkan dalam penentuan lokasi dan urutan penyimpanan.  Kelebihan  dari sistem penyimpanan arsip alfanumerik menghemat waktu dalam menemukan arsip kembali, berkas alfanumerik mudah   dikembangkan sesuai dengan berkembangnya sub-sub subyek. Kekurangannya sulit dalam menentukan subyek yang singkat, konsisten  jelas dan  penafsiran yang seragam. Pertanyaan berikutnya dari Amirul Nizar, “berapa  tahun arsip disimpan ?  Sunarya  Sutradani, S.T.  menjelaskan bahwa arsip disimpan sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip.  Jadwal retensi arsip adalah ketentuan berapa lama suatu arsip harus disimpan sebagai arsip aktif, arsip inaktif dan nasib akhir arsip yang bersangkutan musnah atau tidak musnah (statis). Dalam JRA telah ditentukan arsip apa, disimpan berapa lama, dan setelah masa simpan habis maka dimusnahkan atau diserahkan sebagai arsip statis, sehingga kegunaan JRA adalah sebagai alat untuk mengatur arsip berapa lama suatu arsip harus disimpan, dan kapan harus dimusnahkan atau diserahkan. Jadwal Retensi Arsip memiliki kekuatan hukum yang tetap. Sehingga dengan JRA maka kegunaan dan masa depan  arsip telah jelas dan tegas. Menjawab pertanyaan Khoirun Nisa, “arsip yang tidak mempunyai nilai guna disimpan dimana ? Emi Yulia Rosita, S.H. menjelaskan bahwa  arsip yang tidak mempunyai nilai guna bisa dimusnahkan. Pemusnahan ini dimaksudkan untuk menentukan arsip yang masih memiliki nilai guna, untuk efisiensi. dan menghemat ruang, biaya, tenaga, serta untuk menghemat waktu dalam usaha penemuan kembali arsip bila sewaktu-waktu diperlukan. Pemusnahan arsip merupakan tahapan terakhir dari pengelolaan arsip yang pada awalnya diciptakan, disimpan, dipelihara, kemudian akhirnya disusutkan atau dimusnahkan apabila sudah tidak memiliki nilai guna lagi,” ungkapnya. Dalam memusnahkan dokumen arsip maka harus dilakukan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan, agar hasil pelaksanaan pemusnahan dapat dipertanggungjawabkan. Untuk menghindarkan kemungkinan musnahnya arsip yang masih mempunyai nilai guna ataupun yang mengandung nilai sejarah, maka kita lakukan inventarisir selama setahun terakhir. Arsip yang akan dimusnahkan adalah arsip yang memiliki jangka waktu penyimpanan diatas 10 tahun.  Sunarya  Sutradani, S,T. menjelaskan bahwa  kriteria arsip yang akan dimusnahkan tidak memiliki nilai  memiliki nilai guna baik nilai guna primer maupun nilai guna sekunder, telah habis masa retensi dan berketerangan  dimusnahkan berdasarkan JRA,  tidak ada peraturan perundang- undangan yang melarang,  dan tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara  (UUD 43 Tahun 2009).Bimbingannkonselingdiakhiri dengan foto bersama, semoga bimbingan dan informasi yang disampaikan bermanfaat untuk penyelesaian tugas kuliah adik-adik mahasiswa Program Studi Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Jember. (Emi Rosita)