UPT Kearsipan Universitas Jember pertama kali berdiri sejak di terbitkannya surat keputusan Rektor Universitas Jember Nomor : 5216/UN25/TU/2015 Tanggal 5 Mei 2015 meskipun dalam Strutur Organisasi Dan Tata Kerja Universitas Jember belum tertulis akan tetapi dengan memberanikan diri Rektor Universitas Jember yang pada waktu itu di Jabat oleh Drs. Muh. Hasan, Ph.D . hal ini karena sesuai amanah hasil Rapat Senat Universitas Jember tanggal 18 Maret 2015 Universitas Jember harus mempunyai lembaga kearsipan mengingat undang-undang Republik Indonesia No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran NNegara Republik Indonesia Tahun 2009 serta Peraturan pemerintah Republik Indonesia nomor 28 tahun 2012 tentang pelaksanaan undang-undang nomor: 43 tahun 2009. Sehingga terbentuklah Unit Pelaksana Teknis (UPT) Kearsipan Universitas Jember.
Dan Struktur Organisasi UPT. Kearsipan Universitas Jember dipimpin oleh seorang dengan jabatan Fungsional Arsiparis Muda yaitu saudari Trayo Sasti Hardinai, SE, yang di bantu oleh dua orang Koordinator divisi Arsip digital dan Koordinator Divisi Arsip Manual. Karena kegiatan sangat mendesak sehingga untuk sementara menempati gedung CDAST Universitas Jember sampai sekarang dengan ijin Pembantu Rektor II pada waktu itu dijabat oleh Drs. Wahju Subcan. Ph.D serta dengan perjuangan tim arsiparis Universitas Jember yang terdiri dari 12 orang dan motivasi dari Rektor, maka UPT.Kearsipan bisa berdiri dengan sangat sederhana dengan mempunyai rak kayu sebanyak 4 buah dan Rak Besi 4 buah dan Rak arsip Statis putar bergerak 4 buah filling kabinet 4 buah dan 7 pasang meja dan kursi serta Scaner digital merk smasung 1 buah serta Perangkat computer 7unit.
Kondisi UPT. Kearsipan sampai saat sekarang adapun arsip yang di kelola oleh UPT. Kerasipan sementara berupa arsip Statis dari keuangan, Akademik dan tata usaha, dan Arsip Ijazah karena ruang yang sempit dan sarana prasarana tidak memungkinkan untuk mengelola semua arsip dilingkungan UPT. Kearsipan sehingga membutuhkan ruang yang lebih presentatif dan rencana akan di pindahkan di Kantor pusat lama JL. Veteran.
Seiring dengan waktu dan Pemerintah mengadakan perampingan eselon sehingga banyak Eselon III dan IV di alihkan menjadi Jabatan Fungsional Arsiparis sehingga pada tgl. 19 Nopember tahun 2020 resmi tenaga kearsipan berjumlah 18 orang terdiri dari 1 orang Arsiparis Ahli madya 10 Orang Arsiparis Ahli Muda, 3 orang Arsiparis Ahli Pertama, 2 orang Arsiparis Pelaksana dan 2 orang Pranata.
Dengan meningkatnya fungsi dan peran arsip dan tuntunan dari peraturan Kemendikbud dan Kemenpan tahun 2015 lalu, dibangkitkan kembali menjadi lembaga yang bernama UPT Kearsipan. Sehingga pada tahap awal kami membenahi arsip yang merupakan tulang punggung kelancaran proses administrasi di Universitas Jember dimana Arsip juga memiliki peran untuk menyelamatkan arsip yang bernilai guna.
Hal ini di tandainya dengan Program aplikasi SIKD-TIK telah diresmikan tgl 4 Juni 2016, dan telah berjalan 7 tahun menunjang kinerja tata persuratan di Universitas Jember. Walaupun masih ada kendala menggunakan aplikasi tersebut, namun dalam perjalanannya aplikasi tersebut bukan tidak mungkin menemui kendala oleh karena itu UPT Kearsipan beserta jajarannya dan segenap unit kerja terkait di kantor pusat Universitas Jember dan Semua Fakultas sudah berhasil mengimplementasi SIKD-TIK sejak tanggal 5 Nopember 2018 sampai sekarang.
Harapan UPT.Kearsipan kedepannya harus ada regenerasi arsiparis yang akan meneruskan dengan sumber daya manusia (SDM) yang lebih baik yang bisa menguasai baik dari segi cara pengolahan arsip dengan teknologi yang sangat berkembang saat ini dan UPT. Kerasipan Universitas Jember mempunyai gedung tesendiri serta masuk dalam struktur Organisasi seperti perguruan tinggi negeri yang lain,