18 ORANG ARSIPARIS UNIVERSITAS JEMBER LULUS UJI SERTIFIKASI KERARSIPAN INTERNAL

Berdasarkan pada peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia nomor 6 Tahun 2019 tentang pengawasan kearsipan, dimana pencipta arsip diharapkan melakukan pengelolaan arsip di lingkungan Organisasi Perguruan Tinggi secara prosedural dan sistematik.

Menindaklanjuti peraturan tersebut pada Hari Sabtu dan Minggu tanggal 23-24 Juli 2022 ada 18 Orang Arsiparis Universitas Jember melakukan Bimbingan Teknis yang dilaksanakan di Hotel Valonia Jember dengan Narasumber dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) dengan materi yang disampaikan dalam kegiatan bimbingan teknis pengawasan kearsipan internal terdiri dari: Kebijakan pengawasan kearsipan; Teknik pengawasan kearsipan; Instrumen pengawasan kearsipan; dan Penyusunan laporan hasil pengawasan kearsipan. Selain memberikan Materi Tim ANRI juga menguji semua peserta Bimtek dengan dua kali yaitu Pre test dan Postest dan nilai setelah di gabung 30 % nilai Pretest dan 70 Nilai dan Postest dengan di tambah dengan nilai Praktek maka semua peserta dinyatakan Lulus sehingga semua peserta sudah bisa mengadakan pengawasan secara internal di Unit Kerja di bawahnya.

Sesuai dengan surat Kepala Pusat Akreditasi Kerarsipan Surat Nomor  : B-AK.01.02/2607/2022 Tanggal : 4 Agustus 2022

Seluruh peserta mendapatkan hasil ujian dalam kategori “Lulus” yaitu telah memenuhi kriteria nilai ujian tulis dan ujian praktik, sehingga mendapatkan “sertifikat kelulusan” berdasarkan hasil penilaian ujian bimbingan teknis pengawasan kearsipan internal.

Menurut Kepala Biro II Universitas Jember Bpk. Mohammad Jajuli, SH.MH, kegiatan ini pertama kali dilakukan oleh timnya sebagai pengelola arsip di Perguruan Tinggi. Dan Beliau berharap malalui Uji Sertifikasi yang dilaksanakan oleh ANRI dan peserta dinyatakan Lulus ini, nantinya yang menjadi tim pengawas internal Kearsipan di Universitas Jember agar kegiatan pengawasan Kearsipan tersebut berjalan lancar dan ke kedepan dalam Unit Pembuat Arsip bisa mengelola arsip berdasarkan pada standar yang ditetapkan oleh tim pengawas.

Dalam kegiatan ini ada beberapa bukti kerja yang harus dipersiapkan oleh masing-masing Pembuat Arsip sebagai kelengkapan kearsipan. Pertama sub aspek penciptaan arsip berupa sarana pencatatan pembuatan dan penerimaan naskah dinas berupa buku agenda surat masuk dan surat keluar, disposisi pada masing-masing bidang dengan dicopy halaman depan tengah dan terakhir. Kedua mengcopy surat seperti surat perintah pelaksanaan tugas dari masing-masing, surat dinas keluar dari masing-masing bidang dan nota dinas masing-masing bidang. Ketiga sub aspek pemeliharaan arsip, bukti kerja yang harus di siapkan berupa daftar arsip aktif terdiri dari daftar berkas dan daftar isi berkas.

Dan nantinya akan terbentuk tim kearsipan sebagai tim pengawasan internal tidak hanya pada sistem kearsipan saja tapi juga berkaitan dengan penataan fisik arsip. Sehingga tujuan Kearsipan untuk mewujudkan pengelolaan arsip menjadi lebih baik. (satar)