Menyadari akan arti penting arsip yang merupakan endapan informasi dan sumber ilmu pengetahuan, Universitas Pembangunan Nasional Veteran Jawa Timur bertandang ke UPT Kearsipan Universitas Jember pada tanggal 16 – 18 November 2022 untuk belajar dan menimba ilmu tentang pengelolaan arsip. Peserta studi kearsipan dari UPN Veteran berjumlah 10 orang yang dipimpin oleh Achmad Fauzi, S.H. Koordinator bidang Hukum dan Tata Laksana. Tim UPN Veteran diterima di ruang sidang senat oleh Wakil Rektor II Universitas Jember Prof. Dr. drg. Sri Hernawati, M.Kes dan Kepala Biro Administrasi Umum, Kepegawaian dan Keuangan Universitas Jember Mohammad Jazuli, S.H. di ruang sidang senat lantai II kantor pusat.
Acara dibuka oleh Prof. Dr. drg. Sri Hernawati, M.Kes, dalam sambutannya beliau menyampaikan bahwa dalam institusi perguruan tinggi arsip mempunyai peran yang sangat penting dalam pengembangan ilmu pengetahuan dan sebagai bahan penelitian dan dari hasil penelitian tersebut melahirkan ilmu baru yang dapat melahirkan peradaban baru.
Dengan adanya kunjungan studi kearsipan ini maka antara UPN Veteran dan UPT Kearsipan Universitas Jember akan saling sharing dan berbagi ilmu tentang pengelolaan arsip, sehingga ke depannya diharapkan dapat bermanfaat untuk kemajuan tata kearsipan di instansi masing-masing. Achmad Fauzi , S.H. menyampaikan terimakasih telah diterima dengan baik oleh pimpinan dan tim kearsipan Universitas Jember. Beliau menyampaikan memilih Universitas Jember sebagai tujuan studi banding karena Universitas Jember telah menggunakan SIKD dalam tata persuratan sejak tahun 2016 dengan baik.
Mengawali acara pada hari kedua adalah pemaparan materi tentang Pengelolaan Arsip Dinamis di Universitas Jember yang disampaikan oleh Sunarya Sutradani, S.T. bahwa pengelolaan arsip dinamis meliputi arsip aktif, arsip inaktif dan arsip vital. Agar pengelolaan arsip dinamis berjalan dengan tertib ada empat instrumen yang mendukung yaitu tata naskah dinas untuk penciptaan arsip , jadwal retensi arsip untuk penyusutan, klasifikasi arsip untuk penciptaan arsip dan pemeliharaan pada pemberkasan arsip, sistem klasifikasi keamanan dan akses untuk penciptaan dan penggunaan arsip.
Pada sesi kedua tentang Jadwal Retensi Arsip disampaikan oleh Kusnadi, SE adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip. Manfaat JRA adalah Untuk efisiensi tempat penyimpanan arsip dinamis (aktif & inaktif). Memudahkan kegiatan penilaian & pemilahan arsip dinamis pada saat penyusutan.
Jaminan prosedur yang legal & formal serta terhindar dari jeratan sanksi. Penyelamatan dini arsip yang memiliki nilai guna sekunder (kesejarahan). Penyusutan arsip dilakukan dalam tiga kegiatan yaitu pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang telah habis masa retensinya dan tidak memiliki nilaiguna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan, penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan
Pada sesi ketiga penyampaian materi Klasifikasi dan Pemberkasan arsip yang disampaikan oleh Indriyaningtiyas bahwa Pola klasifikasi disusun berdasarkan tugas pokok dan fungsi organisasi /lembaga dan dibuat secara logis dan sistematis. Pemberkasan arsip adalah kegiatan menata dokumen dalam bentuk berkas dan mengatur berkas dalam tatanan yang sistimatis.
(Emi Rosita)