STUDI KOMPARATIF KEARSIPAN UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUNAN KALIJAGA YOGYAKARTA (UIN YOGYAKARTA)

UPT Kearsipan Universitas Jember tanggal  21 November 2019  menerima kunjungan Kepala Bagian Tata Usaha Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta (UIN Yogyakarta) Muhammad Mahyudin, S.H., M.A. beserta rombongan yang  berjumlah 28  orang. Rombongan diterima oleh Kepala UPT Kearsipan Universitas Jember Trayo Sasti Hardiani, S.E., di ruang sidang senat gedung R. Achmad.

UIN Yogyakarta memilih studi komparatif kearsipan di Universitas Jember karena dinilai dapat mengimplementasikan SIKD dengan baik. Jika ingin belajar SIKD tidak afdhol kalau belum ke Univesrsitas Jember, tutur Bapak Mahyudin, S.H., M.A. Walaupun UIN Yogyakarta belum memiliki UPT Kearsipan ke depan akan dilakukan penguatan di bidang kearsipan mengingat begitu pentingnya  arsip pada lembaga pendidikan tinggi.

Materi SIKD dan Implementasinya di Universitas Jember disampaikan oleh Ibu Trayo Sasti Hardiani, S.E. beliau menjelaskan bahwa dengan adanya payung hukum SIKD di Universitas Jember dalam bentuk peraturan Rektor yaitu SK Nomor 18254/UN25/TU/2016  tanggal 30 Desember 2016 tentang Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) Universitas Jember pasal 2 ayat (2) yang berbunyi “Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) Universitas Jember wajib digunakan oleh setiap unit kerja di lingkungan Universitas Jember guna meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengelolaan kearsipan dinamis”. Dengan adanya payung hukum yang jelas maka semua unit kerja di lingkungan Universitas Jember wajib menggunakan aplikasi SIKD dalam pengelolaan tata persuratan elektronik. Rombongan UIN Yogyakarta berkesempatan untuk praktek  langsung mengoperasikan aplikasi SIKD di UPT Kearsipan yang dibimbing oleh arsiparis dan staf sekaligus mengunjungi ruang server teknologi informasi Universitas Jember.

Acara studi komparatif kearsipan  UIN Yogyakarta ditutup oleh Kepala Biro Umum, Keuangan dan Kepegawaian Universitas Jember Agus Maryono, S.H. beliau menyampaikan semoga kunjungan ini dapat meningkatkan pengetahuan dan menambah ilmu bagi para peserta rombongan dari UIN Yogyakarta  dan program SIKD segera dapat diimplementasikan dengan maksimal  di kampus UIN Yogyakarta.

KUNJUNGAN STUDI BANDING DAN STUDI LAPANGAN UNIVERSITAS ISLAM NEGERI MAULANA MALIK IBRAHIM MALANG (UIN MALANG)

Selasa , 19 November 2019  UPT Kearsipan Universitas Jember menerima kunjungan studi banding dan studi lapangan dari Universitas Islam Negeri Maulana Malik Ibrahim Malang         (UIN Malang) yang berjumlah tujuh orang. Dr. Zainal Habib, M.Hum sebagai Manajer/PPK beserta rombongan diterima oleh Wakil Rektor II .Universitas Jember Drs. Wachju Subchan, M.S., Ph.D. , Direktur Eksekutif IDB Project Honest Dody Molasy, S.Sos., M.A. dan Kepala UPT Kearsipan Universitas Jember Trayo Sasti Hardiani, S.E. di ruang Wakil Rektor II Gedung R. Achmad.

Acara  dibuka oleh Drs. Wachju Subchan, M.S. kemudian dilanjutkan dengan saling bertukar cinderamata. Wakil Rektor I Drs. Zulfikar, P.hD. berikutnya  memaparkan program   e-learning yang terintegrasi dengan Sister secara mendetail, “Semua data dan kegiatan  harus terdata di program Sister “ tuturnya. Disamping itu beliau juga menjelaskan tentang sistem kerja Kawanda dan SIKD yang lebih efisien dalam pembuatan draf surat..  Sebagai implementasi dari bantuan pinjaman luar negeri Universitas Islam Negeri Maulana Malik Ibrahim Malang (UIN Malang)  dalam kunjungan tersebut berencana untuk membuat dan mengembangkan desain aplikasi sistem daring dan administrasi arsip manual di Universitas yang terkait dengan proyek PHLN di UIN Malang.   Walaupun UIN Malang masih belum memiliki UPT Kearsipan, namun mereka bertekad untuk mewujudkan pengelolaan arsip yang sesuai dengan kaidah kearsipan dengan menggunakan SIKD-TIK untuk distribusi tata persuratannya, jika integrasi universitas sudah terbangun dengan kuat maka program bisa dilaksanakan dengan baik. Namun yang menjadi kendala saat ini di UIN Malang adalah sistem yang belum terpadu, pengamanannya  masih lemah, program yang terkait dengan sistem harus segera ditindaklanjuti dan harus banyak belajar di Universitas Jember, ungkap Dr. Zainal Habib, M. Hum.

Penyampaian materi SIKD-TIK dan Implentasinya di Universitas Jember  di sampaikan oleh Ibu Trayo Sasti Hardiani, S.E.. Dr. Zainal Habib, M.Hum menyampaikan kekagumannya terhadap program-program yang telah terintegrasi di dalam Sister Universitas Jember yang sangat luar biasa menurut beliau. Penjelasan mengenai fitur-fitur yang ada di dalam SIKD-TIK dan cara pengoperasiannya disampaikan oleh Sunarya Sutradani, S.T. yang dilanjutkan dengan praktek langsung pengoperasian SIKD-TIK yang dipandu oleh staf dan arsiparis di UPT Kearsipan Universitas Jember, rombongan juga berkesempatan melihat langsung server Universitas Jember yang terletak dekat dengan ruangan UPT Kearsipan.  Sesi terakhir adalah foto bersama di depan  papan nama UPT Kearsipan yang menjadi momen yang tidak pernah terlewatkan. Setelah sharing dan menimba ilmu dirasakan cukup Dr. Zainal Habib, M.Hum. beserta rombongan berpamitan dan beliau menyampaikan terimakasih atas ilmu yang sudah disampaikan serta mohon doa semoga program kerja yang direncanakan segera terwujud di UIN Malang.

STUDI EKSKURSI E-ARSIP IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI KEARSIPAN DINAMIS (SIKD) DARI ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA (ANRI )

Kepala Sub Direktorat Pusat III  ANRI Jakarta Dra. Sulistyowati, M.Si  beserta rombongan yang berjumlah 15 orang berkunjung ke Universitas Jember pada tanggal 29-31 Oktober 2019 dalam rangka kegiatan Studi Ekskursi e-Arsip Implementasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD).  Rombongan tiba di Universitas Jember diterima oleh Drs. Zulfikar, Ph.D. Wakil Rektor I Universitas Jember , Drs. Sudarko, Ph.D. Kepala UPT Teknologi Informasi Universitas Jember dan Trayo Sasti Hardiani, S.E. Kepala UPT Kearsipan Universitas Jember.   Dalam kunjungannya di Universitas Jember  Dra. Sulistyowati, M.Si menilai bahwa SIKD di Universitas Jember berjalan dengan baik. Universitas Jember mampu menjadi pilot project  bagi perguruan tinggi negeri yang lain, sehingga ANRI memberikan rekomendasi kepada perguruan tinggi lain untuk belajar kepada Universitas Jember.

Rombongan ANRI menghadiri acara monitoring dan evaluasi penggunaan  aplikasi SIKD-TIK yang dibuka oleh Drs. Zulfikar, Ph.D. Selain itu pengenalan aplikasi Kawanda yang terintegrasi dengan Aplikasi SIKD-TIK di dalam SISTER Universitas Jember yang disampaikan oleh Drs. Sudarko, Ph.D . kepala UPT Teknologi Informasi Universitas Jember. Di Universitas Jember saat ini akan  dilaksanakan transformasi dalam hal penulisan draft surat yang semula pengkonsepan surat menggunakan cara manual menggunakan  kertas akan dilakukan langsung melalui media elektronik yaitu aplikasi Kawanda. Aplikasi Kawanda adalah aplikasi e-office berbasis nextcloud yang memudahkan user untuk mengakses, menyinkronkan dan berbagi file pada perangkat apapun yang dilengkapi dengan fasilitas komunikasi dan kolaborasi misalnya dalam hal pengeditan dokumen secara oline dan audio/video call. Dengan menggunakan Kawanda unsur pimpinan dapat langsung merevisi surat di media elektronik sehingga tidak membutuhkan banyak kertas dalam pembuatan sebuah surat seperti yang terjadi selama ini.

Dra. Sulistyawati, M.Si. mengatakan bahwa Universitas Jember sudah layak menerima aplikasi SIKD-TIK versi terbaru tahun 2019. Dalam acara tersebut dihadiri oleh Kabag, Kasubbag. Umum dan 25 operator SIKD-TIK dari unit kerja di lingkungan Universitas Jember, banyak pertanyaan yang diajukan oleh para peserta terkait kendala-kendala yang ditemukan saat menggunakan SIKD-TIK. Acara evaluasi dan monitoring SIKD-TIK oleh ANRI Jakarta ditutup oleh  Drs. Agus Maryono, S.H. Kepala Biro Umum, Keuangan dan Kepegawaian Universitas Jember dengan ucapan terimakasih kepada pihak ANRI Jakarta yang telah memfasilitasi Universitas Jember dalam mengoperasikan SIKD-TIK dan berkenan untuk memberikan versi terbaru tahun 2019.  

KUNJUNGAN KERJA UPT KEARSIPAN UNIVERSITAS LAMBUNG MANGKURAT BANJARMASIN

Kepala UPT Kearsipan Universitas Lambung Mangkurat Hj. Salamah, S.AP beserta rombongan yang berjumlah 8 orang yang terdiri dari pejabat struktural dan staf  rektorat mengadakan kunjungan ke UPT Kearsipan Universitas Jember terkait dengan implementasi Aplikasi SIKD pada tanggal 4 – 5 November 2019.

Pada hari pertama kunjungan diterima oleh Agus Maryono, S.H. Kepala Biro Umum, Kuangan dan Kepegawaian  Universitas Jember dan Trayo Sasti Hardiani, S.E. Kepala UPT Kearsipan Universitas Jember. Kepala Biro Umum, Keuangan dan Kepegawaian Universitas Jember menyampaikan mengenai  tenaga struktural yang nantinya akan bertransformasi menjadi  tenaga fungsional. Hj. Salamah, S.AP menyampaikan bahwa  maksud dan tujuan kunjungannya adalah pertama untuk menjalin tali silaturrahmi antar UPT Kearsipan Universitas, kedua sebagai referensi dan berbagi pengalaman  dengan UPT Kearsipan Universitas Jember karena Universitas Jember telah menjadi salah satu perguruan tinggi  yang telah memenuhi standar pengelolaan arsip dinamis universitas yang berbasis aplikasi SIKD-TIK. Beliau juga menyampaikan   bahwa sebagai UPT Kearsipan yang baru masih harus banyak belajar untuk meningkatkan pengelolaan dan pelayanan arsip dinamis dan statis yang lebih baik.

Setelah banyak berdiskusi acara dilanjutkan dengan saling bertukar cinderamata yang diserahkan oleh Ibu Hj. Salamah, S.AP. kepada Bpk. Agus Maryono, S.H. dan sebaliknya,  kemudian dilanjutkan dengan sesi foto bersama. Berikutnya rombongan menuju ruang sidang senat lantai 2 kantor pusat untuk mendengarkan penyampaian materi Implementasi SIKD-TIK dan pengembangannya di Universitas Jember yang disampaikan oleh Ibu Trayo Sasti Hardiani, S.E. serta sharing pengalaman dalam menghadapi kendala-kendala dalam mengoperasikan SIKD dan bagaimana cara-cara mengatasinya, dimana dalam aplikasi SIKD tidak bisa lepas dari empat instrumen yaitu Tata Naskah Dinas (TND), Klasifikasi Arsip (KA), Jadwal Retensi Arsip (JRA) dan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis (SKKAAD) . Berikutnya rombongan menuju ke ruang UPT Kearsipan untuk praktek langsung cara pengoperasian SIKD  dan meninjau pengelolaan arsip manual serta melihat server yang ada di UPT Kearsipan Ibu Hj. Salamah, S.AP mengucapkan terimakasih atas diterimanya kunjungan Universitas Lambung Mangkurat ke Universitas Jember dengan baik dalam rangka menimba ilmu dan menjalin tali silaturrahmi semoga bermanfaat untuk pengembangan SIKD di Univesitas Lambung Mangkurat tuturnya