KUNJUNGAN KERJA POLITEKNIK NEGERI SAMARINDA

Selama ini pengoperasian SIKD di Polnes belum terlaksana dengan lancar karena belum memahami  bimtek yang diberikan oleh pihak ANRI yang waktunya cukup singkat. Guna pendalaman pemahaman pengoperasian SIKD Meliana menjelaskan “sengaja memilih kunjungan kerja di UPT Kearsipan Universitas Jember karena program aplikasi SIKD Universitas Jember masih dalam bentuk asli belum banyak dimodivikasi,’ tuturnya. Pada hari pertama kunjungan   diterima oleh Agus Maryono, S.H. Kepala Biro Umum, Kepegawaian dan Keuangan Universitas Jember dan Trayo Sasti Hardiani, S.E. Kepala UPT Kearsipan Universitas Jember, rombongan mendapatkan pengarahan dari Bpk. Agus Maryono, S.H. terkait sharing dan bimbingan pengoperasian SIKD kemudian dilanjutkan foto bersama di ruang Kabiro II.

Kegiatan hari pertama diawali rombongan menuju ruang sidang senat lantai II untuk sharing dan mengikuti presentasi materi aplikasi SIKD yang di sampaikan Ibu Trayo Sasti Hardiani, S.E. Acara selesai dilanjutkan sharing aplikasi SIKD yang terintegrasi dengan Sister di UPT Teknologi Informasi Universitas Jember, rombongan diterima  oleh Drs. Sudarko, Ph.D. Kepala UPT Teknologi Informasi Universitas Jember dan berkesempatan untuk bertanya bagaimana teknik pengoperasian SIKD yang terintegrasi dengan Program Sister. Setelah ishoma kegiatan dilanjutkan dengan sharing, bimbingan dan praktek cara menginputkan Jadwal Retensi Arsip (JRA), Klasifikasi Keamanan dan Hak Akses Arsip Universitas Jember ke dalam SIKD-TIK.

  • Kepala UPT Kearsipan Politeknik Negeri Samarinda Meliana Purba SE, M.Si. beserta rombongan yang berjumlah  tujuh orang mengadakan kunjungan kerja di UPT Kearsipan Universitas Jember selama dua hari pada tanggal 11-12 April 2019. Dalam kesempatan ini Kepala UPT Kearsipan Polnes menyampaikan bahwa  UPT Kearsipan Universitas Jember telah mengimplementasikan aplikasi SIKD dengan baik dan benar. Terkait dengan kunjungan tersebut rombongan dari Politeknik Negeri Samarinda bermaksud untuk belajar dan praktek langsung cara pengoperasian SIKD.

             Kegiatan hari kedua dilanjutkan dengan Bimtek pengoperasian SIKD-TIK dan sharing proses pemberkasan arsip dengan metode pengelolaan arsip menggunakan media box. Kegiatan hari kedua diakhiri dengan sharing proses penyusutan arsip. Rombongan dari Politeknik Negeri Samarinda yang diwakili kepala UPT Kearsipan Meliana Purba, S.E. M.Si menyampaikan terimakasih atas sharing ilmu dan Bimtek yang telah diperoleh dari UPT Kearsipan Universitas Jember yang awalnya belum paham dengan adanya kunjungan bimtek ini semua rombongan sudah memahami bagaimana mengoperasikan aplikasi SIKD-TIK dan segera akan di implementasikan dan disosialisasikan  di Politeknik Negeri Samarinda.

EVALUASI DAN SHARING APLIKASI SIKD-TIK

Program aplikasi SIKD-TIK telah diresmikan tgl 4 Juni 2016,  dan telah berjalan 2 tahun menunjang kinerja tata persuratan di Universitas Jember. Walaupun masih ada unit kerja yang belum menggunakan aplikasi tersebut, namun dalam perjalanannya aplikasi tersebut bukan tidak mungkin menemui kendala oleh karena itu UPT Kearsipan beserta jajarannya dan segenap unit kerja terkait di kantor pusat Universitas Jember menyelenggrakan rapat evaluasi SIKD-TIK pada tanggal 5 November 2018 bertempat di ruang sidang senat lantai 2 kantor pusat Universitas Jember.

Rapat dibuka oleh Kepala UPT Kearsipan Universitas Jember Trayo Sasti Hardiani, S.E. yang dihadiri oleh para staf dari UPT Teknologi Informasi , staf bidang I, II dan III kantor pusat. Rapat  membahas kendala-kendala yang dihadapi unit kerja di kantor pusat selama menggunakan aplikasi SIKD-TIK, dengan adanya evaluasi ini terjadi  dialog dan sharing sesama operator terhadap kendala-kendala yang menghambat kinerja operator program aplikasi SIKD-TIK. Dengan adanya dialog dan sharing dapat ditemukan solusi dan komitmen bersama untuk mengatasi kendala yang dihadapi para operator  SIKD-TIK di Kantor Pusat Universitas Jember.

Kunjungan Kerja dan Magang Universitas Bengkulu

Kepala UPT Kearsipan Universitas Bengkulu Dra. Loesida Roeliana, M.Si didampingi oleh jajaran arsiparis melakukan kunjungan kerja dan magang pada tanggal 8 – 10 Oktober 2018 di UPT Kearsipan Universitas Jember. Kedatangan Kepala UPT Kearsipan Universitas Bengkulu dan rombongan diterima langsung oleh kepala UPT Kearsipan Universitas Jember Trayo Sasti Hardiani, S.E. beserta jajarannya. Agenda kunjungan kerja Dra. Loesida Roeliana, M.Si merupakan salah satu upaya untuk meningkatkan akses dan mutu layanan arsip kepada masyarakat dalam menghadapi transformasi digital. Dalam kesempatan ini arsiparis dari Universitas Bengkulu

 

praktek mengoperasikan aplikasi SIKD-TIK secara langsung yang dibimbing oleh para staf dan arsiparis UPT Kearsipan Universitas Jember dan sharing tentang pengelolaan arsip dinamis secara elektronik dengan menggunakan aplikasi SIKD-TIK. Terkait dengan pengoperasian aplikasi SIKD-TIK rombongan dari Universitas Bengkulu juga berkunjung Ke UPT Teknologi Informasi yang diterima langsung oleh Kepala UPT Teknologi Informasi Drs. Sudarko, Ph.D. Dalam kunjungan kerja tersebut rombongan Universitas Bengkulu berkesempatan untuk bertanya tentang penggunaan fitur-fitur dalam aplikasi SIKD-TIK.

Kunjungan Staf Pusat Arsip Universitas Udayana

Sebagai Pembina kearsipan di lingkungan Universitas Jember, UPT Kearsipan Universitas Jember menerima kunjungan staf   Pusat Arsip Universitas Udayana yang diterima langsung oleh Kepala UPT Kearsipan Universitas Jember Trayo Sasti Hardiani, S.E. Dalam sambutannya Kepala UPT Kearsipan Universitas Jember menyatakan bahwa dengan penggunaan SIKD dalam proses distribusi surat menyurat  akan lebih efisien waktu dan hemat kertas (paperless).

Continue reading “Kunjungan Staf Pusat Arsip Universitas Udayana”

Pendampingan Penyusutan Arsip di FKG Universitas Jember

UPT. Kearsipan Universitas Jember sebagai lembaga kearsipan universitas wajib memberi pendampingan kepada setiap unit kerja di lingkungan Universitas Jember yang peduli terhadap  arsip-arsip yang berada di unit kerja masing-masing. Bimbingan dari UPT. Kearsipan Universitas Jember tidak hanya akan berhenti di situ saja, kegiatan seperti ini akan terus dilakukan secara berkala guna penyelamatan arsip yang bernilai sejarah pada setiap unit kerja.  Awal pendampingan penyusutan arsip dilaksanakan di Fakultas Kedokteran Gigi Universitas Jember.

Continue reading “Pendampingan Penyusutan Arsip di FKG Universitas Jember”

Pelatihan Penyusutan Arsip Berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA) di Lingkungan Universitas Jember

Penyusutan arsip merupakan salah satu sarana penting untuk mengatasi masalah bertumpuknya arsip yang tidak mempunyai nilai guna lagi . Arsip yang sudah tidak berguna lagi, perlu dimusnahkan untuk memberi ruang bagi tersedianya tempat penyimpanan dan pemeliharaan arsip yang lebih baik. Dalam unit kearsipan sangat penting dilakukan penyusutan arsip untuk itu setiap pengelolaan arsip perlu memiliki JRA (Jadwal Retensi Arsip) sebagai acuan penyusutan arsip. Kegiatan penyusutan arsip  meliputi pemindahan arsip, pemusnahan arsip dan penyerahan arsip.

Pelatihan Penyusutan Arsip Berdasarkan Jadwal Retensi Arsip ( JRA) Di lingkungan Universitas Jember dibuka oleh Wakil Rektor II Universitas Jember pada tanggal 20 Desember 2017 di Aula Lt III Kantor Pusat Universitas Jember.

Continue reading “Pelatihan Penyusutan Arsip Berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA) di Lingkungan Universitas Jember”

Pelatihan Pemberkasan Arsip di Lingkungan Universitas Jember

Setelah pelatihan dan pendampingan SIKD-TIK rampung dilaksanakan pada seluruh unit kerja di lingkungan Universitas Jember, berikutnya adalah pelatihan pemberkasan arsip manual yang merupakan kesinambungan dari pemberkasan arsip elektronik di dalam aplikasi SIKD. Pemberkasan arsip secara manual tetap harus dilaksanakan walaupun telah menggunakan arsip elektronik dan kedua pengarsipan tersebut harus sesuai. Setiap organisasi membutuhkan penyimpanan arsip yang sesuai dengan kaidah kearsipan yang nantinya berguna untuk memudahkan pencarian arsip kembali.   Cara penyusunan berkas dapat menggunakan sistem angka, huruf, kombinasi angka dan huruf untuk identifikasi berkas.

Continue reading “Pelatihan Pemberkasan Arsip di Lingkungan Universitas Jember”

Pelatihan dan Bimtek SIKD-TIK pada Unit Kerja di Lingkungan Universitas Jember

Aplikasi SIKD-TIK telah diresmikan penggunaannya pada tanggal 4 Juni 2016 oleh Pembantu Rektor I Drs. Zulfikar, Ph.D. dan Direktur Kualifikasi Sumber Daya Manusia , Dirjen Sumber Daya IPTEK Kemenristek Dikti Dr. Muklas Ansori, M.Si. Untuk kelancaran pengoperasian aplikasi SIKD-TIK UPT Kearsipan Universitas Jember bekerjasama dengan UPT Teknologi Informasi (UPT TI) melaksanakan pelatihan dan pendampingan SIKD-TIK pada seluruh unit kerja di lingkungan Universitas Jember.  Drs. Moh. Hasan, M.Sc., Ph.D. membuka acara pelatihan dan Bimtek Tahap ke I pada tanggal 20 Mei 2016 bertempat di Gedung   C-DAST  lantai IV yang dihadiri oleh Rektor, Pembantu Rektor, Biro, Kepala Bagian, Kasubbag dan beberapa staf di lingkungan Kantor Pusat. Pelatihan dan pendampingan dilaksanakan dalam lima tahap. Pelatihan Bimtek Aplikasi  SIKD-TIK Tahap I diikuti oleh pejabat struktural dan staf di lingkungan kantor pusat  sejumlah 146 orang.

Continue reading “Pelatihan dan Bimtek SIKD-TIK pada Unit Kerja di Lingkungan Universitas Jember”

Diskusi dan Sharing

SIKD2

Pepatah yang berbunyi “belajar tak mengenal usia” itulah yang sedang dilakukan oleh UPT. Kearsipan.

UPT. Kearsipan sadar akan kemampuan SDM yang masih terbatas berusaha untuk belajar dan terus belajar supaya mempunyai SDM yang berkualitas sehingga dapat memberikan pelayanan prima kepada para stakeholder. Menimba ilmu tidak harus secara formal, bisa dilakukan secara informal misalnya dengan diskusi dan sharing seperti yang dilakukan oleh UPT. Kearsipan.

Saat ini UPT. Kearsipan sedang diskusi dan sharing tentang Sistem Informasi Kearsipan Dinamis berbasis Teknologi Informasi dan Komunikasi (SIKD-TIK).

SIKD 1