STUDI KOMPARATIF KEARSIPAN UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUNAN KALIJAGA YOGYAKARTA (UIN YOGYAKARTA)

UPT Kearsipan Universitas Jember tanggal  21 November 2019  menerima kunjungan Kepala Bagian Tata Usaha Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta (UIN Yogyakarta) Muhammad Mahyudin, S.H., M.A. beserta rombongan yang  berjumlah 28  orang. Rombongan diterima oleh Kepala UPT Kearsipan Universitas Jember Trayo Sasti Hardiani, S.E., di ruang sidang senat gedung R. Achmad.

UIN Yogyakarta memilih studi komparatif kearsipan di Universitas Jember karena dinilai dapat mengimplementasikan SIKD dengan baik. Jika ingin belajar SIKD tidak afdhol kalau belum ke Univesrsitas Jember, tutur Bapak Mahyudin, S.H., M.A. Walaupun UIN Yogyakarta belum memiliki UPT Kearsipan ke depan akan dilakukan penguatan di bidang kearsipan mengingat begitu pentingnya  arsip pada lembaga pendidikan tinggi.

Materi SIKD dan Implementasinya di Universitas Jember disampaikan oleh Ibu Trayo Sasti Hardiani, S.E. beliau menjelaskan bahwa dengan adanya payung hukum SIKD di Universitas Jember dalam bentuk peraturan Rektor yaitu SK Nomor 18254/UN25/TU/2016  tanggal 30 Desember 2016 tentang Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) Universitas Jember pasal 2 ayat (2) yang berbunyi “Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) Universitas Jember wajib digunakan oleh setiap unit kerja di lingkungan Universitas Jember guna meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengelolaan kearsipan dinamis”. Dengan adanya payung hukum yang jelas maka semua unit kerja di lingkungan Universitas Jember wajib menggunakan aplikasi SIKD dalam pengelolaan tata persuratan elektronik. Rombongan UIN Yogyakarta berkesempatan untuk praktek  langsung mengoperasikan aplikasi SIKD di UPT Kearsipan yang dibimbing oleh arsiparis dan staf sekaligus mengunjungi ruang server teknologi informasi Universitas Jember.

Acara studi komparatif kearsipan  UIN Yogyakarta ditutup oleh Kepala Biro Umum, Keuangan dan Kepegawaian Universitas Jember Agus Maryono, S.H. beliau menyampaikan semoga kunjungan ini dapat meningkatkan pengetahuan dan menambah ilmu bagi para peserta rombongan dari UIN Yogyakarta  dan program SIKD segera dapat diimplementasikan dengan maksimal  di kampus UIN Yogyakarta.

KUNJUNGAN STUDI BANDING DAN STUDI LAPANGAN UNIVERSITAS ISLAM NEGERI MAULANA MALIK IBRAHIM MALANG (UIN MALANG)

Selasa , 19 November 2019  UPT Kearsipan Universitas Jember menerima kunjungan studi banding dan studi lapangan dari Universitas Islam Negeri Maulana Malik Ibrahim Malang         (UIN Malang) yang berjumlah tujuh orang. Dr. Zainal Habib, M.Hum sebagai Manajer/PPK beserta rombongan diterima oleh Wakil Rektor II .Universitas Jember Drs. Wachju Subchan, M.S., Ph.D. , Direktur Eksekutif IDB Project Honest Dody Molasy, S.Sos., M.A. dan Kepala UPT Kearsipan Universitas Jember Trayo Sasti Hardiani, S.E. di ruang Wakil Rektor II Gedung R. Achmad.

Acara  dibuka oleh Drs. Wachju Subchan, M.S. kemudian dilanjutkan dengan saling bertukar cinderamata. Wakil Rektor I Drs. Zulfikar, P.hD. berikutnya  memaparkan program   e-learning yang terintegrasi dengan Sister secara mendetail, “Semua data dan kegiatan  harus terdata di program Sister “ tuturnya. Disamping itu beliau juga menjelaskan tentang sistem kerja Kawanda dan SIKD yang lebih efisien dalam pembuatan draf surat..  Sebagai implementasi dari bantuan pinjaman luar negeri Universitas Islam Negeri Maulana Malik Ibrahim Malang (UIN Malang)  dalam kunjungan tersebut berencana untuk membuat dan mengembangkan desain aplikasi sistem daring dan administrasi arsip manual di Universitas yang terkait dengan proyek PHLN di UIN Malang.   Walaupun UIN Malang masih belum memiliki UPT Kearsipan, namun mereka bertekad untuk mewujudkan pengelolaan arsip yang sesuai dengan kaidah kearsipan dengan menggunakan SIKD-TIK untuk distribusi tata persuratannya, jika integrasi universitas sudah terbangun dengan kuat maka program bisa dilaksanakan dengan baik. Namun yang menjadi kendala saat ini di UIN Malang adalah sistem yang belum terpadu, pengamanannya  masih lemah, program yang terkait dengan sistem harus segera ditindaklanjuti dan harus banyak belajar di Universitas Jember, ungkap Dr. Zainal Habib, M. Hum.

Penyampaian materi SIKD-TIK dan Implentasinya di Universitas Jember  di sampaikan oleh Ibu Trayo Sasti Hardiani, S.E.. Dr. Zainal Habib, M.Hum menyampaikan kekagumannya terhadap program-program yang telah terintegrasi di dalam Sister Universitas Jember yang sangat luar biasa menurut beliau. Penjelasan mengenai fitur-fitur yang ada di dalam SIKD-TIK dan cara pengoperasiannya disampaikan oleh Sunarya Sutradani, S.T. yang dilanjutkan dengan praktek langsung pengoperasian SIKD-TIK yang dipandu oleh staf dan arsiparis di UPT Kearsipan Universitas Jember, rombongan juga berkesempatan melihat langsung server Universitas Jember yang terletak dekat dengan ruangan UPT Kearsipan.  Sesi terakhir adalah foto bersama di depan  papan nama UPT Kearsipan yang menjadi momen yang tidak pernah terlewatkan. Setelah sharing dan menimba ilmu dirasakan cukup Dr. Zainal Habib, M.Hum. beserta rombongan berpamitan dan beliau menyampaikan terimakasih atas ilmu yang sudah disampaikan serta mohon doa semoga program kerja yang direncanakan segera terwujud di UIN Malang.

STUDI EKSKURSI E-ARSIP IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI KEARSIPAN DINAMIS (SIKD) DARI ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA (ANRI )

Kepala Sub Direktorat Pusat III  ANRI Jakarta Dra. Sulistyowati, M.Si  beserta rombongan yang berjumlah 15 orang berkunjung ke Universitas Jember pada tanggal 29-31 Oktober 2019 dalam rangka kegiatan Studi Ekskursi e-Arsip Implementasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD).  Rombongan tiba di Universitas Jember diterima oleh Drs. Zulfikar, Ph.D. Wakil Rektor I Universitas Jember , Drs. Sudarko, Ph.D. Kepala UPT Teknologi Informasi Universitas Jember dan Trayo Sasti Hardiani, S.E. Kepala UPT Kearsipan Universitas Jember.   Dalam kunjungannya di Universitas Jember  Dra. Sulistyowati, M.Si menilai bahwa SIKD di Universitas Jember berjalan dengan baik. Universitas Jember mampu menjadi pilot project  bagi perguruan tinggi negeri yang lain, sehingga ANRI memberikan rekomendasi kepada perguruan tinggi lain untuk belajar kepada Universitas Jember.

Rombongan ANRI menghadiri acara monitoring dan evaluasi penggunaan  aplikasi SIKD-TIK yang dibuka oleh Drs. Zulfikar, Ph.D. Selain itu pengenalan aplikasi Kawanda yang terintegrasi dengan Aplikasi SIKD-TIK di dalam SISTER Universitas Jember yang disampaikan oleh Drs. Sudarko, Ph.D . kepala UPT Teknologi Informasi Universitas Jember. Di Universitas Jember saat ini akan  dilaksanakan transformasi dalam hal penulisan draft surat yang semula pengkonsepan surat menggunakan cara manual menggunakan  kertas akan dilakukan langsung melalui media elektronik yaitu aplikasi Kawanda. Aplikasi Kawanda adalah aplikasi e-office berbasis nextcloud yang memudahkan user untuk mengakses, menyinkronkan dan berbagi file pada perangkat apapun yang dilengkapi dengan fasilitas komunikasi dan kolaborasi misalnya dalam hal pengeditan dokumen secara oline dan audio/video call. Dengan menggunakan Kawanda unsur pimpinan dapat langsung merevisi surat di media elektronik sehingga tidak membutuhkan banyak kertas dalam pembuatan sebuah surat seperti yang terjadi selama ini.

Dra. Sulistyawati, M.Si. mengatakan bahwa Universitas Jember sudah layak menerima aplikasi SIKD-TIK versi terbaru tahun 2019. Dalam acara tersebut dihadiri oleh Kabag, Kasubbag. Umum dan 25 operator SIKD-TIK dari unit kerja di lingkungan Universitas Jember, banyak pertanyaan yang diajukan oleh para peserta terkait kendala-kendala yang ditemukan saat menggunakan SIKD-TIK. Acara evaluasi dan monitoring SIKD-TIK oleh ANRI Jakarta ditutup oleh  Drs. Agus Maryono, S.H. Kepala Biro Umum, Keuangan dan Kepegawaian Universitas Jember dengan ucapan terimakasih kepada pihak ANRI Jakarta yang telah memfasilitasi Universitas Jember dalam mengoperasikan SIKD-TIK dan berkenan untuk memberikan versi terbaru tahun 2019.  

KUNJUNGAN KERJA UPT KEARSIPAN UNIVERSITAS LAMBUNG MANGKURAT BANJARMASIN

Kepala UPT Kearsipan Universitas Lambung Mangkurat Hj. Salamah, S.AP beserta rombongan yang berjumlah 8 orang yang terdiri dari pejabat struktural dan staf  rektorat mengadakan kunjungan ke UPT Kearsipan Universitas Jember terkait dengan implementasi Aplikasi SIKD pada tanggal 4 – 5 November 2019.

Pada hari pertama kunjungan diterima oleh Agus Maryono, S.H. Kepala Biro Umum, Kuangan dan Kepegawaian  Universitas Jember dan Trayo Sasti Hardiani, S.E. Kepala UPT Kearsipan Universitas Jember. Kepala Biro Umum, Keuangan dan Kepegawaian Universitas Jember menyampaikan mengenai  tenaga struktural yang nantinya akan bertransformasi menjadi  tenaga fungsional. Hj. Salamah, S.AP menyampaikan bahwa  maksud dan tujuan kunjungannya adalah pertama untuk menjalin tali silaturrahmi antar UPT Kearsipan Universitas, kedua sebagai referensi dan berbagi pengalaman  dengan UPT Kearsipan Universitas Jember karena Universitas Jember telah menjadi salah satu perguruan tinggi  yang telah memenuhi standar pengelolaan arsip dinamis universitas yang berbasis aplikasi SIKD-TIK. Beliau juga menyampaikan   bahwa sebagai UPT Kearsipan yang baru masih harus banyak belajar untuk meningkatkan pengelolaan dan pelayanan arsip dinamis dan statis yang lebih baik.

Setelah banyak berdiskusi acara dilanjutkan dengan saling bertukar cinderamata yang diserahkan oleh Ibu Hj. Salamah, S.AP. kepada Bpk. Agus Maryono, S.H. dan sebaliknya,  kemudian dilanjutkan dengan sesi foto bersama. Berikutnya rombongan menuju ruang sidang senat lantai 2 kantor pusat untuk mendengarkan penyampaian materi Implementasi SIKD-TIK dan pengembangannya di Universitas Jember yang disampaikan oleh Ibu Trayo Sasti Hardiani, S.E. serta sharing pengalaman dalam menghadapi kendala-kendala dalam mengoperasikan SIKD dan bagaimana cara-cara mengatasinya, dimana dalam aplikasi SIKD tidak bisa lepas dari empat instrumen yaitu Tata Naskah Dinas (TND), Klasifikasi Arsip (KA), Jadwal Retensi Arsip (JRA) dan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis (SKKAAD) . Berikutnya rombongan menuju ke ruang UPT Kearsipan untuk praktek langsung cara pengoperasian SIKD  dan meninjau pengelolaan arsip manual serta melihat server yang ada di UPT Kearsipan Ibu Hj. Salamah, S.AP mengucapkan terimakasih atas diterimanya kunjungan Universitas Lambung Mangkurat ke Universitas Jember dengan baik dalam rangka menimba ilmu dan menjalin tali silaturrahmi semoga bermanfaat untuk pengembangan SIKD di Univesitas Lambung Mangkurat tuturnya

KUNJUNGAN KERJA POLITEKNIK NEGERI SAMARINDA

Selama ini pengoperasian SIKD di Polnes belum terlaksana dengan lancar karena belum memahami  bimtek yang diberikan oleh pihak ANRI yang waktunya cukup singkat. Guna pendalaman pemahaman pengoperasian SIKD Meliana menjelaskan “sengaja memilih kunjungan kerja di UPT Kearsipan Universitas Jember karena program aplikasi SIKD Universitas Jember masih dalam bentuk asli belum banyak dimodivikasi,’ tuturnya. Pada hari pertama kunjungan   diterima oleh Agus Maryono, S.H. Kepala Biro Umum, Kepegawaian dan Keuangan Universitas Jember dan Trayo Sasti Hardiani, S.E. Kepala UPT Kearsipan Universitas Jember, rombongan mendapatkan pengarahan dari Bpk. Agus Maryono, S.H. terkait sharing dan bimbingan pengoperasian SIKD kemudian dilanjutkan foto bersama di ruang Kabiro II.

Kegiatan hari pertama diawali rombongan menuju ruang sidang senat lantai II untuk sharing dan mengikuti presentasi materi aplikasi SIKD yang di sampaikan Ibu Trayo Sasti Hardiani, S.E. Acara selesai dilanjutkan sharing aplikasi SIKD yang terintegrasi dengan Sister di UPT Teknologi Informasi Universitas Jember, rombongan diterima  oleh Drs. Sudarko, Ph.D. Kepala UPT Teknologi Informasi Universitas Jember dan berkesempatan untuk bertanya bagaimana teknik pengoperasian SIKD yang terintegrasi dengan Program Sister. Setelah ishoma kegiatan dilanjutkan dengan sharing, bimbingan dan praktek cara menginputkan Jadwal Retensi Arsip (JRA), Klasifikasi Keamanan dan Hak Akses Arsip Universitas Jember ke dalam SIKD-TIK.

  • Kepala UPT Kearsipan Politeknik Negeri Samarinda Meliana Purba SE, M.Si. beserta rombongan yang berjumlah  tujuh orang mengadakan kunjungan kerja di UPT Kearsipan Universitas Jember selama dua hari pada tanggal 11-12 April 2019. Dalam kesempatan ini Kepala UPT Kearsipan Polnes menyampaikan bahwa  UPT Kearsipan Universitas Jember telah mengimplementasikan aplikasi SIKD dengan baik dan benar. Terkait dengan kunjungan tersebut rombongan dari Politeknik Negeri Samarinda bermaksud untuk belajar dan praktek langsung cara pengoperasian SIKD.

             Kegiatan hari kedua dilanjutkan dengan Bimtek pengoperasian SIKD-TIK dan sharing proses pemberkasan arsip dengan metode pengelolaan arsip menggunakan media box. Kegiatan hari kedua diakhiri dengan sharing proses penyusutan arsip. Rombongan dari Politeknik Negeri Samarinda yang diwakili kepala UPT Kearsipan Meliana Purba, S.E. M.Si menyampaikan terimakasih atas sharing ilmu dan Bimtek yang telah diperoleh dari UPT Kearsipan Universitas Jember yang awalnya belum paham dengan adanya kunjungan bimtek ini semua rombongan sudah memahami bagaimana mengoperasikan aplikasi SIKD-TIK dan segera akan di implementasikan dan disosialisasikan  di Politeknik Negeri Samarinda.

EVALUASI DAN SHARING APLIKASI SIKD-TIK

Program aplikasi SIKD-TIK telah diresmikan tgl 4 Juni 2016,  dan telah berjalan 2 tahun menunjang kinerja tata persuratan di Universitas Jember. Walaupun masih ada unit kerja yang belum menggunakan aplikasi tersebut, namun dalam perjalanannya aplikasi tersebut bukan tidak mungkin menemui kendala oleh karena itu UPT Kearsipan beserta jajarannya dan segenap unit kerja terkait di kantor pusat Universitas Jember menyelenggrakan rapat evaluasi SIKD-TIK pada tanggal 5 November 2018 bertempat di ruang sidang senat lantai 2 kantor pusat Universitas Jember.

Rapat dibuka oleh Kepala UPT Kearsipan Universitas Jember Trayo Sasti Hardiani, S.E. yang dihadiri oleh para staf dari UPT Teknologi Informasi , staf bidang I, II dan III kantor pusat. Rapat  membahas kendala-kendala yang dihadapi unit kerja di kantor pusat selama menggunakan aplikasi SIKD-TIK, dengan adanya evaluasi ini terjadi  dialog dan sharing sesama operator terhadap kendala-kendala yang menghambat kinerja operator program aplikasi SIKD-TIK. Dengan adanya dialog dan sharing dapat ditemukan solusi dan komitmen bersama untuk mengatasi kendala yang dihadapi para operator  SIKD-TIK di Kantor Pusat Universitas Jember.

Kunjungan Kerja dan Magang Universitas Bengkulu

Kepala UPT Kearsipan Universitas Bengkulu Dra. Loesida Roeliana, M.Si didampingi oleh jajaran arsiparis melakukan kunjungan kerja dan magang pada tanggal 8 – 10 Oktober 2018 di UPT Kearsipan Universitas Jember. Kedatangan Kepala UPT Kearsipan Universitas Bengkulu dan rombongan diterima langsung oleh kepala UPT Kearsipan Universitas Jember Trayo Sasti Hardiani, S.E. beserta jajarannya. Agenda kunjungan kerja Dra. Loesida Roeliana, M.Si merupakan salah satu upaya untuk meningkatkan akses dan mutu layanan arsip kepada masyarakat dalam menghadapi transformasi digital. Dalam kesempatan ini arsiparis dari Universitas Bengkulu

 

praktek mengoperasikan aplikasi SIKD-TIK secara langsung yang dibimbing oleh para staf dan arsiparis UPT Kearsipan Universitas Jember dan sharing tentang pengelolaan arsip dinamis secara elektronik dengan menggunakan aplikasi SIKD-TIK. Terkait dengan pengoperasian aplikasi SIKD-TIK rombongan dari Universitas Bengkulu juga berkunjung Ke UPT Teknologi Informasi yang diterima langsung oleh Kepala UPT Teknologi Informasi Drs. Sudarko, Ph.D. Dalam kunjungan kerja tersebut rombongan Universitas Bengkulu berkesempatan untuk bertanya tentang penggunaan fitur-fitur dalam aplikasi SIKD-TIK.

Kunjungan Staf Pusat Arsip Universitas Udayana

Sebagai Pembina kearsipan di lingkungan Universitas Jember, UPT Kearsipan Universitas Jember menerima kunjungan staf   Pusat Arsip Universitas Udayana yang diterima langsung oleh Kepala UPT Kearsipan Universitas Jember Trayo Sasti Hardiani, S.E. Dalam sambutannya Kepala UPT Kearsipan Universitas Jember menyatakan bahwa dengan penggunaan SIKD dalam proses distribusi surat menyurat  akan lebih efisien waktu dan hemat kertas (paperless).

Continue reading “Kunjungan Staf Pusat Arsip Universitas Udayana”

Pendampingan Penyusutan Arsip di FKG Universitas Jember

UPT. Kearsipan Universitas Jember sebagai lembaga kearsipan universitas wajib memberi pendampingan kepada setiap unit kerja di lingkungan Universitas Jember yang peduli terhadap  arsip-arsip yang berada di unit kerja masing-masing. Bimbingan dari UPT. Kearsipan Universitas Jember tidak hanya akan berhenti di situ saja, kegiatan seperti ini akan terus dilakukan secara berkala guna penyelamatan arsip yang bernilai sejarah pada setiap unit kerja.  Awal pendampingan penyusutan arsip dilaksanakan di Fakultas Kedokteran Gigi Universitas Jember.

Continue reading “Pendampingan Penyusutan Arsip di FKG Universitas Jember”

Pelatihan Penyusutan Arsip Berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA) di Lingkungan Universitas Jember

Penyusutan arsip merupakan salah satu sarana penting untuk mengatasi masalah bertumpuknya arsip yang tidak mempunyai nilai guna lagi . Arsip yang sudah tidak berguna lagi, perlu dimusnahkan untuk memberi ruang bagi tersedianya tempat penyimpanan dan pemeliharaan arsip yang lebih baik. Dalam unit kearsipan sangat penting dilakukan penyusutan arsip untuk itu setiap pengelolaan arsip perlu memiliki JRA (Jadwal Retensi Arsip) sebagai acuan penyusutan arsip. Kegiatan penyusutan arsip  meliputi pemindahan arsip, pemusnahan arsip dan penyerahan arsip.

Pelatihan Penyusutan Arsip Berdasarkan Jadwal Retensi Arsip ( JRA) Di lingkungan Universitas Jember dibuka oleh Wakil Rektor II Universitas Jember pada tanggal 20 Desember 2017 di Aula Lt III Kantor Pusat Universitas Jember.

Continue reading “Pelatihan Penyusutan Arsip Berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA) di Lingkungan Universitas Jember”